楽楽清算の特徴は?痒いところに手が届く、超多機能ソフト

まとめ
  • 実績・機能の豊富さ・サポートの手厚さはピカイチ
  • 他のサービスを検討している場合も楽楽清算をまず試してみることがおススメ
  • その機能が本当に自社に必要なのかを考えながら、他のツールと比較検討してみよう!
楽楽清算が向いている企業
  1. 紙やExcelで申請・承認を行っている企業
  2. 規模50名以上の中~大規模企業
  3. 今後拡大予定のある小規模企業
  4. 業務ルールが複雑で、他のサービスでは機能が足りないという方

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楽楽清算の特徴は?他のサービスとの差は?

楽楽清算は、株式会社ラクスが提供しているサービスです

累計導入数日本一の経費精算システムで、TVCMも放送されていましたね。

楽楽経費精算の特徴は、業態・規模に関わらず、経費精算に関わるほぼすべての問題を解決できるその間口の広さにあります。

この記事では、「営業部・経理部・経営層それぞれが抱える悩み一つ一つに対して、どのように解決してくれるのか」という視点から楽楽清算をご紹介します。

営業の悩み1:領収書からの手入力が大変

これを読んでいる方の中には、経費申請にいまだに紙の申請書やExcelを使っている、というような人も多いと思います。

そこで発生するのが、領収書やレシートからの転記・手入力です。 経費精算の業務負荷に関する調査でも、面倒だと思う作業の1位にランクインしています。

楽楽清算を導入すれば、領収書を撮影するだけで悩みが解決。 スマホアプリには、領収書の文字認識機能(OCR)が搭載されており、入力作業を大幅に削減してくれます。

また、法人用クレジットカード・プリペイドカードを連携させておけば、利用明細がそのまま申請に利用できます。 営業が経費をカードで支払うようにすれば、さらに正確に、楽に申請ができます。

そしてさらに朗報です。 2020年10月1日の電子帳簿保存法が改定では、キャッシュレス決済によるデジタル明細が領収書の代替として利用できるようになる見通しで、それが実現すれば領収書画像の添付すら不要になります。

営業の悩み2:交通費の入力が面倒

楽楽清算では、出張に使った交通系ICカードをスマホにかざすだけで経路と運賃を読み込むことができます。 経路検索の手間・手入力・ミスがなくなり、交通費のデータが簡単に自動で作成されるので月末の申請業務が楽になることは間違いありません。 「プライベートでも業務でも同じICカードを使っている」という場合も、業務で使った明細だけを選択して取り込めるので安心です。

営業の悩み3:規定違反や、記入漏れでの差し戻しが多い

入力した内容が、旅費規定などに違反していないか、必要な項目がちゃんと入力されているかなどはソフト側が自動判別してくれるので、申請ミスが削減できます。

新人営業社員への、教育も楽になる上、承認者のチェックの手間も減るので、営業部長やリーダーの貴重な時間が無駄になりません。

経理担当の悩み1:領収書とデータの突合が大変

「営業がなかなか領収書を提出してくれない…」 「領収書と申請書の金額が合っていない…差し戻しが大変」 毎月こんな対応に追われている経理担当者も多いのではないでしょうか。

楽楽清算では、申請時に領収書の添付ができるので、一つの画面上でデータと領収書の突合ができます。 申請時に領収書を添付するようにルール化すれば、領収書の提出を催促する手間もなくなりますね。

また、電子帳簿保存法にも対応していますので、領収書の画像データが法的に認められた証憑になります。 紙の保管が要らなくなる上、過去に遡っての検索も容易になるので、税務調査が入っても安心です。

経理担当の悩み2:集計・仕訳入力が大変

いざ内容のチェックが終わった後に待っているのは、会計ソフトへの仕訳入力です。

「このカフェ代は会議費…こっちの飲食代は交際費…」 「この人はこの区間の定期を持っているから、経費から差し引いて…」 こんな風に申請書をかき集めて、集計、ひとつひとつ勘定科目を判断、入力。 従業員が増えるとこの作業だけで数日かかることもあるでしょう。

こんな作業とはもうサヨナラしましょう。 楽楽経費精算では申請・承認のウラで、自動で仕訳データが作成され、あとはそれを会計ソフトに取り込むだけ。 また予め情報を登録しておけば、定期区間の控除計算や日当・宿泊手当の付与もボタン一つで完了します。

経理担当の悩み3:従業員への清算(払戻)業務が大変

さて、まだまだ経理担当者の悩みは尽きません。 従業員が立て替えてくれた経費の精算(払戻)作業が待っています。

一人一人の精算額をネットバンキングの画面に入力するだけでも大変ですし、振込漏れや入力ミスが起きたら社員の日常生活にも影響してしまいます。 小規模の企業だと、振込ですらなく、小銭を用意して現金でまとめて清算するという所もあるのではないでしょうか。

楽楽清算では、従業員に対する振込データ(FBデータ)を自動で生成してくれるので、それをネットバンキングに取り込めまば支払が完了します。

経営者の悩み1:間接業務にかかるコストを減らしたい

楽楽清算の運営会社であるラクスでは、経費精算業務だけで、従業員100人当たり年間500万円もの人件費がかかっていました。 かなり大きい数字ですよね。

その後ラクスでは、申請者(営業担当者)・承認者(マネージャー)・経理担当者の経費精算業務を、一気通貫にシステム化したことによって実に7割以上ものコスト削減に成功しました。 この時のシステムが今の楽楽清算の原型となっています。

また、生み出されるのはお金だけではありません。

そう、時間です。

転記やチェック、という単純作業の塊である経費精算が効率化されれば、優秀な従業員の時間を確保し、より生産的な業務に取り組んでもらうことができます。

間接コストの削減は、企業の成長に直結しているのです。

経営者の悩み2:何にいくら経費がかかっているのか知りたい

科目別、部門別、担当別など任意の形で経費データを管理・出力することができるので、経営の分析や従業員の評価の指標になります。

経営者の悩み3:出勤しなければ業務ができない状況を変えたい(働き方改革)

申請書やExcelを使った経費精算では、会社に戻らないと申請も承認もできません。 昨今のコロナ禍でも、判子を押すために出社している人がいる、ということが課題として浮き彫りになりましたね。

スマホやタブレットから、申請から承認まで一通りの業務ができるので場所や時間にとらわれず、経費精算業務を行うことができます。

かゆいところに手が届く、楽楽清算の嬉しい機能

画面のカスタマイズ

今まで使っていた紙やExcelのフォーマットを再現した申請画面を、ユーザーが自由に設定できます。 慣れ親しんだ入力画面から見た目が大きく変わると、社員から不満が出たり、入力ミスが発生したり、それらを防ぐための教育コストがかかったり…と色々なデメリットがあります。

他の経費精算システムでも独自の項目を追加する程度の機能はありますが、楽楽清算ほどカスタマイズができるソフトはありません

承認ルートの条件分岐

ある程度従業員規模が大きくなると、申請内容によって承認者が変わるということがあるでしょう。 例えば「5万円までの経費は部長の承認が必要だが、それを超える場合は役員の承認も必要になる」というような場合ですね。

楽楽清算では条件分岐にも対応しており、金額だけでなく、科目や所属部門と負担部門などの条件によって承認フローを変更することができます。

支払い依頼

経理担当に回ってくる申請は、営業担当者からの経費精算だけではありません。

業種にもよっては、仕入担当者などが取引先からの請求書を受け取り、その支払いを経理担当に依頼するという業務が多く発生します。

その際にも楽楽清算は活用できます。

担当者が請求の内容を入力・画像を添付して申請すれば、経費精算と同様のフローで対応ができます。

毎月の定額の支払や、部署やプロジェクトごとの費用の按分にも対応しているのも嬉しいポイントです。

外貨対応

外貨レートにも対応しているので、海外出張が多い企業でも金額入力に手間がかかりません。

顧客満足度94%のサポート体制

累計導入社数No.1に裏打ちされた、経験豊富なサポートスタッフがメールや電話対応してくれます。

無料お試しの時点で担当者が付きますし、初期設定の代理サービス等も用意されていますので、人的なサポートが手厚いのも、楽楽清算の大きな特徴です。

稟議に使える汎用ワークフロー

経費精算や支払依頼以外の、企画立案等の上長の承認が必要なすべてのワークフローに対応できます。 当然、前述した画面カスタマイズや承認フローの分岐機能も柔軟に使えるので、複雑な稟議にも利用できます。

楽楽清算の料金プラン

基本プランはとてもシンプルで以下のような構成になっており、利用社員数が多くなればなるほど費用対効果が高くなります。

オプションが充実しているのが楽楽清算の特徴で、必要な機能だけピックアップできるので、納得感のある料金設定を組み立てることができます。

「うちにはどの機能が必要かわからないなあ」という場合も、担当者に相談してみましょう。 ヒアリングをした上で、適切な提案をしてくれるはずです。

結論

業界のトップランナーだけあって、機能からサポートまでほぼ穴のないサービスになっています。 機能要件的には経費精算業務に課題を感じている企業ほぼすべてにフィットするので、一度資料や無料お試しをしてみることをおススメします。 そのうえで他のツールとの費用対効果を比較し、どのツールを導入するかを決めましょう。

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